Onde o controle de pacotes costuma falhar
Pacote é a base do faturamento de muitas clínicas de estética, e também a origem de muitos desentendimentos. Os problemas mais comuns:
- A cliente acha que fez 7 sessões e a ficha de papel diz 8.
- A profissional esquece de marcar a sessão no cartão e a cliente usa uma sessão a mais.
- Pacote vendido parcelado e ninguém sabe se a última parcela foi paga.
- Pacotes antigos parados há meses, sem ninguém chamar a cliente para terminar.
Cada um desses erros custa dinheiro ou desgasta a relação com a cliente. O controle de pacotes no sistema resolve porque a sessão é descontada no mesmo momento em que o atendimento é concluído.
Conta de exemplo: o que um erro de sessão custa
Exemplo de pacote de 10 drenagens linfáticas por R$ 1.000,00, ou R$ 100,00 por sessão, contra R$ 120,00 avulsa. Desconto de R$ 200,00 em relação a 10 x R$ 120,00 = R$ 1.200,00, ou 200 / 1.200 = cerca de 16,7%.
Agora imagine que, ao longo do mês, a clínica deixou de baixar uma sessão em 3 pacotes diferentes. São 3 sessões entregues sem pagamento, ou 3 x R$ 100,00 = R$ 300,00 que não entram. Somam-se o material e o tempo da profissional, que muitas vezes recebe comissão sobre essas sessões. Em 12 meses, no mesmo ritmo, seriam 36 sessões, ou R$ 3.600,00. Os números são de exemplo, mas o erro de sessão é silencioso: ninguém reclama quando ele favorece a cliente.
Para entender como precificar o desconto do pacote sem perder margem, veja desconto em pacote na estética.
Regras do pacote para deixar por escrito
- Validade: por exemplo, 10 sessões em até 6 meses.
- Intervalo entre sessões: o que você recomenda para aquele protocolo.
- Falta sem aviso: se conta como sessão usada.
- Desistência: como fica o valor das sessões não usadas. Regras de consumo têm detalhes; confirme com um advogado.
- Transferência: se outra pessoa pode usar as sessões.
Mande as regras por escrito no momento da venda. Se o procedimento tem termo, ele pode ser aceito pela cliente no próprio agendamento.
Como a recepção usa o saldo no dia a dia
Com o saldo na ficha, a conversa na recepção fica simples. Quando a cliente chega, a recepcionista abre o horário e vê a etiqueta pacote. Ao final, conclui o atendimento marcando a sessão do pacote, e o saldo atualizado aparece na hora. Se a cliente pergunta quantas sessões faltam, a resposta está na tela, sem procurar cartão nem caderno.
Na hora de vender o próximo pacote, o histórico também ajuda: dá para ver quantos pacotes a cliente já comprou, com que frequência veio e quanto gastou na clínica. Isso permite oferecer o pacote certo, no momento em que o anterior está terminando, e não no meio dele.
Como funciona no Sessão Marcada
- Em Mais, Pacotes e clube, crie o pacote escolhendo o procedimento, o número de sessões e o preço. Exemplo: Drenagem linfática, 10 sessões, R$ 1.000,00.
- Na ficha da cliente, toque em Vender pacote e registre a forma de pagamento.
- Quando ela vier, marque Usar sessão do pacote no atendimento. O app desconta uma sessão e mostra o saldo.
- Na agenda, a sessão aparece com a etiqueta pacote, para a recepção não cobrar de novo.
- Se marcar por engano, volte o atendimento para Agendado e o app devolve a sessão, o estoque e o cashback.
- Os relatórios mostram quanto foi vendido em pacotes no período.
Pacote parado: como trazer a cliente de volta
Cliente com sessões sobrando e sem horário marcado é uma oportunidade e um risco. Ela já pagou, mas, se não voltar, a sensação no fim é de dinheiro perdido, e ela não compra o próximo pacote. Uma vez por semana, olhe na lista de clientes quem passou da data prevista sem horário e mande a mensagem pronta com o link:
Oi, Helena! Você ainda tem 4 sessões de drenagem no seu pacote. Quer que eu reserve um horário essa semana? Escolhe por aqui: [link].
O retorno automático também chama a cliente na data prevista. Para lembrar cada sessão marcada, veja a página de confirmação de sessão pelo WhatsApp. Planos a partir de R$ 39,90 por mês, com 14 dias grátis.