O trabalho invisível da confirmação
Em muitas clínicas, a recepção passa a primeira hora do dia confirmando as sessões de amanhã, uma por uma. Abre a conversa, copia o horário, manda a mensagem, espera a resposta, anota. Com 30 sessões por dia, isso é trabalho para uma manhã inteira, e ainda sobram as clientes que não respondem.
A confirmação automática faz esse trabalho sozinha e deixa para a recepção apenas as exceções: quem pediu para remarcar e quem não respondeu.
Conta de exemplo: horas de recepção por mês
Exemplo de clínica com 30 sessões por dia, 22 dias por mês: 30 x 22 = 660 confirmações. Se cada uma leva 2 minutos, são 660 x 2 = 1.320 minutos, ou 22 horas de recepção por mês só confirmando. É quase uma semana de trabalho de meio período.
Com a confirmação automática, sobram as exceções. Se 15% das clientes pedem para remarcar ou não respondem, a recepção cuida de 660 x 0,15 = 99 conversas no mês, em vez de 660. Os números são de exemplo; a proporção na sua clínica pode ser diferente.
Atenção à cota de mensagens: 660 sessões no mês passam dos 400 lembretes do plano Clínica, e cabem nos 1.000 do Equipe. Uma clínica com 15 sessões por dia, 15 x 22 = 330, fica dentro do plano Clínica.
O que a mensagem de confirmação precisa ter
Se você ainda confirma à mão, ou quer ajustar o texto do lembrete automático, inclua:
- Dia e hora, com o dia da semana escrito, para evitar confusão.
- Procedimento, para a cliente saber o que vai fazer.
- Orientação prática, quando houver. Exemplo: vir sem maquiagem para limpeza de pele, vir com roupa confortável para drenagem.
- Pedido de resposta, com a opção de remarcar.
Modelo: Olá, Iara! Sua limpeza de pele está marcada para amanhã, quarta, às 9h. Se puder, venha sem maquiagem. Toque em Confirmar ou em Preciso remarcar.
Evite textos longos, com regras de cancelamento inteiras. A regra pode ir num segundo momento, para quem pediu para remarcar. Mais modelos estão no artigo como confirmar agendamento pelo WhatsApp na estética.
O que fazer com as respostas
- Confirmou: nada a fazer. O horário fica marcado como confirmado.
- Pediu para remarcar: mande o link para a cliente escolher outro horário e ofereça o horário vago para a lista de espera.
- Não respondeu até o fim da tarde: uma ligação ou mensagem pessoal da recepção. Esse é o grupo com maior risco de falta.
Para clientes com histórico de falta, combine a confirmação com o sinal no Pix. Veja a página de sinal no Pix para estética.
Clientes que nunca respondem
Toda clínica tem um grupo de clientes que não responde mensagem, mas aparece. E outro que não responde e também não aparece. Com o histórico na ficha, dá para separar os dois. Anote na ficha quem costuma vir mesmo sem confirmar e foque as ligações da tarde em quem não confirmou e já faltou antes.
Para esse segundo grupo, a regra do sinal no Pix é a ferramenta mais eficaz. Uma mensagem pessoal da recepção, com o nome da cliente e o horário, também costuma funcionar melhor do que repetir o lembrete.
Como funciona no Sessão Marcada
- Em Mais, Mensagens, ligue o WhatsApp automático e ajuste o texto.
- Na véspera, o lembrete sai pelo número oficial do app, com os botões Confirmar e Preciso remarcar.
- Na agenda, cada horário mostra se a cliente confirmou ou se quer remarcar.
- Os horários liberados voltam a aparecer no link para outras clientes.
- Depois do atendimento, o app pode mandar o pedido de avaliação, cerca de uma hora e meia depois, para a cliente dar a nota.
A cota mensal de mensagens automáticas é de 150 no Autônomo (R$ 39,90), 400 no Clínica (R$ 69,90) e 1.000 no Equipe (R$ 129,90). Se acabar no meio do mês, os lembretes voltam no dia 1º, ou você compra um pacote extra de lembretes. Teste 14 dias grátis.