Quando a sala é o gargalo
Em muitas clínicas, o recurso mais disputado não é a esteticista, é a sala. A clínica tem quatro profissionais, mas só uma sala com o aparelho de depilação a laser e uma sala com maca ampla para drenagem e massagem modeladora. Se a agenda é organizada só por profissional, é fácil marcar duas sessões de laser no mesmo horário com profissionais diferentes, e uma delas vai ficar esperando.
Também é comum a clínica sublocar uma sala para outra profissional em alguns turnos. Nesse caso, a sala precisa aparecer como ocupada mesmo que a pessoa não seja da equipe fixa.
Duas formas de organizar
Agenda por sala
Cada sala é uma agenda: Sala 1 Laser, Sala 2 Corporal, Sala 3 Facial. Os procedimentos ficam ligados à sala onde são feitos. A cliente que escolhe depilação a laser só vê horários da Sala 1. A profissional que atende é anotada no atendimento. Funciona bem quando o gargalo é o aparelho.
Agenda por profissional
Cada esteticista é uma agenda, e a sala é combinada na escala. Funciona quando cada profissional tem a sua sala fixa, ou quando há mais salas do que profissionais.
Clínicas pequenas costumam começar por profissional e passam para salas quando compram o primeiro aparelho caro. O artigo agenda com várias salas na clínica de estética aprofunda essa escolha.
Conta de exemplo: ocupação da sala do aparelho
A sala do aparelho precisa estar ocupada para pagar o equipamento. Exemplo de cálculo de ocupação:
- A sala funciona de 9h às 19h, 10 horas por dia, 22 dias por mês: 10 x 22 = 220 horas disponíveis.
- No mês, foram feitas 180 sessões de depilação a laser de 30 minutos em média: 180 x 0,5 = 90 horas usadas.
- Ocupação: 90 / 220 = cerca de 41%.
Se a parcela do aparelho é de R$ 2.500,00 por mês, cada hora usada carrega R$ 2.500,00 / 90 = cerca de R$ 27,78 só de aparelho. Com 60% de ocupação, ou 132 horas, o custo por hora cai para R$ 2.500,00 / 132 = cerca de R$ 18,94. Saber a ocupação ajuda a decidir se vale fazer campanha para os horários vazios ou se a sala já está no limite. Os valores são de exemplo.
Encaixes e lista de espera por sala
Com as salas lado a lado na tela, a recepção enxerga os buracos de cada uma. Uma cliente que liga pedindo drenagem para hoje à tarde pode ser encaixada na Sala Corporal sem conflito com o laser. Quando uma cliente pede para remarcar pelo botão do lembrete, o horário vago daquela sala aparece de novo no link, e quem estiver na lista de espera pode ser avisada.
Como funciona no Sessão Marcada
- Em Mais, Profissionais, cadastre cada sala como uma agenda, com nome e cor. Exemplo: Sala Laser, Sala Corporal, Sala Facial.
- Ligue a cada sala os procedimentos que são feitos nela. Depilação a laser na Sala Laser; drenagem e massagem modeladora na Sala Corporal.
- No link de agendamento, a cliente escolhe o procedimento e vê só os horários livres da sala certa.
- Na agenda, todas as salas aparecem lado a lado. A recepção enxerga os buracos e faz encaixes sem risco.
- Anote no atendimento qual profissional atendeu, para controle interno.
O plano Clínica, por R$ 69,90 ao mês, permite até 5 agendas, sejam salas ou profissionais. O Equipe, por R$ 129,90, permite até 15. Escolha o plano pelo número de agendas que você vai usar.
Cuidados na organização por sala
- Intervalo de preparo: inclua na duração o tempo de higienizar a maca e o aparelho entre clientes.
- Comissão: se você organiza por sala e paga comissão por profissional, combine como a comissão será apurada, por exemplo pela anotação de quem atendeu, e confira no fechamento.
- Sublocação: se outra profissional usa a sala em alguns turnos, lance esses períodos como horários ocupados na agenda daquela sala. Contratos de sublocação têm regras próprias; confirme com um contador.
Para quem ainda organiza por profissional, a página de controle de comissão de esteticista mostra como fechar o mês de cada uma. Teste 14 dias grátis, sem cartão.